Outsourcing de telefonia é benefício para setores Financeiro e TI

Diminuir os gastos com Telecom hoje é mais do que necessário. Se a sua empresa já se convenceu disso, não deve saber ao certo de que modo pode colocar as ações da gestão de telefonia em prática e conduzir o processo nas diversas áreas da empresa. Uma das maneiras possíveis de acrescentar à cultura da empresa boas práticas ao lidar com os contratos de telecom é adotar a automação dos processos de telefonia.

Ser capaz de realizar a gestão da Telecom dentro de uma empresa e ainda atender os usuários, ajudar na produtividade e reduzir custos é um trabalho complicado. Não importa o tamanho da companhia, é necessário esforço, organização e planejamento.

Mas, afinal, quais são os setores mais impactados pelos desafios desse tipo de administração? O Financeiro e Tecnologia da Informação (TI), sem sombra de dúvidas.

Se você faz parte de algum deles, saiba que o outsourcing de telefonia é capaz de automatizar tarefas que são uma pedra no seu sapato. Quer saber quais são elas? Continue lendo esse texto!

  1. Automação do processo de telefonia
    À medida que uma empresa cresce e utiliza mais recursos de telecomunicações, é necessário ter também mais cuidado com a gestão da área. Afinal de contas, são mais aparelhos e planos para gerenciar.E é nesse segundo que os descuidos ocorrem. Sim, a diversidade de possibilidades é positiva, mas demanda a necessidade de uma gestão profissional e automatizada, que seja capaz de organizar todos os contratos e particularidades de cada um deles.A boa notícia é que você pode colocar no automático a gestão de ofertas e de descontos para cada centro de custos. Basta ter um sistema ou contar com o apoio do outsourcing de telefonia.
  2. Rateio por centro de custos
    Algumas empresas dividem seus gastos, principalmente com telefonia, por centro de custos. Esse rateio permite separar, de maneira justa, o quanto cada área gastou, descontando os valores despendidos das verbas destinadas a elas.Mas aí vem o problema: como saber quais linhas pertencem a cada centro de custos? E como realizar esse controle?Na prática ter a administração clara de todas as despesas é algo trabalhoso porque exige acompanhamento manual, geralmente realizado por planilhas. O número do telefone é cruzado com cada fatura, sendo encaminhado para o centro de custos correto. A questão é que essa é uma tarefa muito sujeita a erros humanos.A automação dos processos de telefonia simplesmente acaba com esses problemas. Os gastos são parametrizados e individualizados por área, permitindo que gestores tenham todas informações a um clique.
  3. Contestação de cobranças indevidas
    A novela é sempre a mesma e os capítulos tão conhecidos quanto a letra de uma música de sucesso. As operadoras de Telecom costumam falhar na arrecadação dos serviços, cobrando de maneira errada e sempre a mais. São raras as vezes em que os clientes são informados desse equívoco.Sim, elas são obrigadas a devolver o que estiver errado, mas somente se houver a contestação. E prepare-se para enfrentar um calvário de reclamações e protocolos: a solução pode demorar até meses e precisar da intervenção da Anatel ou entidades de proteção ao consumidor.O processo é desgastante. Mas ficará no passado se a sua empresa adotar o outsourcing de telefonia. Além de terceirizar a contestação, você pode ter um sistema para fazer esse controle internamente e toda a contestação de cobranças indevidas é automatizada e fica à cargo da parceira que assumiu essa tarefa. Sua empresa não se envolverá mais nesse processo, deixando o stress de lado.Toda a preocupação é responsabilidade da contratada e sua empresa só pagará o que foi contratado.
  4. Controle do tempo de uso dos dispositivos móveis
    Com a automação do processo de telefonia é possível manter um controle do tempo de uso de qualquer dispositivo móvel. Isso facilita bastante saber quando foi comprado o celular que alguém acabou de achar dentro de uma gaveta, por exemplo. Também auxilia na hora de comprar aparelhos novos e priorizar quem está com o mesmo há mais tempo, além de programar manutenções preventivas.Assim, é de extrema importância que seja implementada uma solução adequada ao seu perfil. Além disso, agilidade no acesso aos dados é parte fundamental do gerenciamento eficaz dos gastos em Telecom.
  5. Gerenciamento dos aparelhos
    Cada função hierárquica cumpre papéis que demandam mais da tecnologia. Fazer reuniões pelo Facetime é comum para os diretores, que precisam de um smartphone de alto desempenho. Já gerentes e coordenadores que tenham atividades externas a cumprir precisam de acesso a relatórios e outras informações estratégicas, mas suas atividades não exigem alta conectividade.Bom, essas são as regras corporativas. Mas na prática, você tem conhecimento sobre como os seus colaboradores estão usando os equipamentos?  Quando o controle também não é mais realizado por planilhas fica bem mais fácil saber com quem cada aparelho está e quais são os recursos de telefonia são realmente necessários.
  6. Identificação de linhas inativas
    Outro benefício do outsourcing de telefonia é a fácil identificação das cobranças de uma linha que não está sendo utilizada por ninguém. Erro comum, esquecer de desligá-la continua a gerar custos inúteis, já que, mesmo sem consumo, o valor do pacote contratado é cobrado todos os meses.

Viu como o outsourcing de telefonia pode agregar às áreas de finanças e de TI? Ao analisar todas as tarefas que podem ser automatizadas, é possível ter clareza sobre o que está realmente sendo usado e o que está sendo pago sem que a sua empresa desfrute. Essa é a melhor forma de ter uma visão holística das despesas com telefonia e renegociar contratos para as reais necessidades do negócio.

Invista na automação do processo de telefonia. Conquiste melhorias e alavanque sua empresa, procure o melhor parceiro!


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