Redução de Custos em Telefonia: Conheça 4 Modelos de Gestão

Gerenciar as linhas telefônicas, ajustar os contratos e controlar o inventário de aparelhos não é uma tarefa simples. Mas, ao mesmo tempo, é uma das mais importantes atividades para zelar pelos ativos da empresa, evitando o desperdício e buscando a  redução de custos com telefonia. Mas qual a melhor forma de fazer isso?

Será que existe um modelo ideal de gestão de telecom? Somente uma análise aprofundada sobre as necessidades da sua empresa é capaz de responder essa pergunta.

Porém, antes de você se convencer de que precisa de uma consultoria que o auxilie nesse quesito, conheça nesse post quatro possibilidades que a sua empresa pode ter quando o assunto é o gerenciamento dos contratos de telefonia.

#1. Ter planilhas como base

Planilhas ajudam até certo ponto. A facilidade e a flexibilidade no uso delas são fatores atrativos, que as tornam tão populares no dia a dia de várias empresas. Mas será que a utilização desses recursos é a mais adequada para a realidade do seu negócio? Verdade é que elas nem sempre são seguras. Veja dois exemplos práticos:

  • O Excel foi o culpado por erros em trabalhos acadêmicos sobre genética. Os pesquisadores que conduziram um dos estudos incorretos alegaram que o software converteu de maneira automática os nomes de alguns genes em datas. Dessa forma, o gene chamado SEPT2 foi alterado para “September 2” (2 de setembro, em inglês).
  • Esse mesmo programa foi responsável por uma análise imprecisa feita por economistas de Harvard. O estudo “Crescimento em uma época de endividamento” tinha erros básicos como problemas de planilhas do Excel, onde os pesquisadores excluíram (sem querer) células com dados importantes, influenciando o resultado final. Esse levantamento foi usado, inclusive, pelos Estados Unidos e países da União Europeia para justificar cortes no orçamento.

Ficou assustado?

Erros parecidos podem acontecer, nesse exato momento, na sua empresa.

Realmente elas não são a melhor opção. O Excel, como outros softwares de planilhas, foram desenvolvidos para ter até um certo limite de linhas e colunas. Mesmo com as novas versões aumentando o tamanho máximo da quantidade de dados, eles não são infinitos. E, quanto maior o número de informações contidas, mais pesado e lento será o arquivo, dificultando o acesso e a chance de ele ser corrompido, perdendo todo o conteúdo.

Outro fato é que alguns programas de planilhas permitem apenas um usuário por vez. Aí começa a competição dentro do departamento pelo acesso. Eles também não possuem uma estrutura de permissão de arquivos. As regras de acesso são simples e o máximo que se pode fazer é deixar os arquivos como somente leitura ou inserir uma senha para edição.

Controlar todos os dados da gestão de Telecom em planilhas em tempos de busca por automatização não é a melhor opção. Imagine ter que inserir manualmente os cadastros de ramais e linhas, sem contar o retrabalho que terá a cada nova informação.

Isso sem falar na geração de faturas, muitas vezes, para diversos setores e centros de custo diferentes. Realmente é muito trabalhoso e até arriscado. Erros nas cobranças das faturas estão no topo da lista de problemas levados à Anatel,

#2. Contar com a tecnologia como ferramenta

Se você deseja levar a gestão da telecom a um outro nível, o melhor caminho é ter a tecnologia como aliada. A adoção de um software desenvolvido para esse fim é capaz de se adaptar à realidade da sua empresa, sendo integrado aos modelos baseados em planilhas, transformando-os em algo melhor.

Todos os seus processos são automáticos. Diga adeus à gestão manual do inventário, por exemplo. Você conseguirá saber qual colaborador está com cada celular, facilitando a decisão de troca e manutenção dos aparelhos, por exemplo.

Quanto é gasto com cada linha fixa ou móvel? A cobrança é justa? As faturas são pagas em dia? Quais linhas estão inativas e por quê? Perguntas como essas serão facilmente respondidas por meio de relatórios.

A automação também deixará seu time livre para focar seu tempo e experiência em funções mais estratégicas que sejam capazes de trazer novas receitas para a empresa. O caos de alimentar e cuidar das planilhas ficou no passado.

Esse gerenciamento preciso terá como principal efeito a redução de custos com telefonia, já que não será necessário ter um ou mais profissionais atenciosos, minuciosos e exclusivos para a função. Todos os erros vindos da mão de obra humana serão evitados e pontos de desperdício serão facilmente identificados e resolvidos, diminuindo ainda mais os valores gastos em telecom.

#3. Vantagens do outsourcing

Contar com um software que automatiza a gestão da telefonia já ajudará na redução de custos com telefonia. Imagine se esse serviço for complementado com o outsourcing! Conheça, abaixo, 5 vantagens:

  1. Custos sob controle: A tecnologia ajuda a saber realmente todos os custos com telefonia da sua empresa e saber quais são seus gargalos. Mas, e na hora de traçar uma estratégia de redução de custos com telefonia e colocá-la em prática? O outsourcing assume todos os processos relacionados a essa área, cuidando da identificação de linhas inativas, gestão de aparelhos, pagamento em dia das faturas e contestação delas quando for necessário. O parceiro escolhido será a sua interface junto às operadoras, cuidando de todos os processos;
  2. Redução dos riscos: Ao escolher o modelo de outsourcing todos os riscos na instalação de novas linhas serão assumidos pela empresa escolhida. Isso significa, para a sua empresa, eliminação das já conhecidas dores de cabeça;
  3. Time qualificado: Todas as funções são desempenhadas por uma equipe experiente e qualificada. Ela já conhece a rotina do trabalho e está preparada para prestar os serviços com excelência;
  4. Foco no cliente: Por que perder tempo com atividades que não trazem lucros para a sua empresa? Terceirize o que não é sua especialidade e foque o talento do seu time no que faz de melhor: atender e cuidar dos seus clientes;
  5. SLA: As melhores prestadoras de serviço firmam, em contrato, o SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço em português). Essa política garante que a relação com sua empresa seja bem sucedida, firmando requisitos mínimos para que o atendimento seja feito com qualidade.

#4. A consultoria como auxiliar na redução de custos em telefonia

Agora você já sabe que análise e gestão dos seus gastos de telefonia é uma peça fundamental para o crescimento do seu negócio. Ao adotar o outsourcing a empresa terá um maior foco em resultados, proporcionando uma visão única dos recursos de telecomunicações.

É um trabalho de consultoria que possibilita também uma maior agilidade quanto ao ROI (Return on Investment ou Retorno do Investimento, em Português). Isso acontece pois a empresa pode contar com a tecnologia para olhar o passado e descobrir o quanto perdeu de dinheiro, traçando estratégias para recuperá-lo. E esse processo não é demorado, já que o time estará focado no core business e não haverá mais a necessidade contratar e treinar profissionais para gerir a estrutura de Telecom.

Pense bem, adote o outsourcing de Telecom e simplifique sua relação com a gestão de telefonia!

 


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A partir da contratação do Outsourcing em Telecomunicação, o cliente conta com o desenvolvimento de um projeto exclusivo, criado especialmente para suprir suas necessidades. A empresa recebe, então, a instalação de todos os recursos que constituem uma completa infraestrutura de gestão e manutenção, em operação de serviços de voz e dados.

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