Aprenda a analisar a fatura telefônica corporativa

Você faz a gestão da fatura telefônica corporativa de cada equipe do seu negócio? Hoje, os serviços de telefonia e internet têm um papel-chave em qualquer empresa. Eles são responsáveis por manter times conectados, integrados e mais eficazes.

Em outras palavras, investir nas soluções de telefonia para empresas é crucial para qualquer negócio, independentemente do seu tamanho ou ramo de atuação. Mas, para que esse investimento traga retornos, é importante ir além de uma boa infraestrutura de dispositivos: também se faz necessário implementar uma boa política de gestão e controle de custos.

Avaliando corretamente como os custos são distribuídos, a empresa pode eliminar gastos, otimizar os seus pacotes de serviços e garantir que todos os profissionais tenham acesso a soluções de comunicação. Ou seja, a empresa se torna mais competitiva e eficaz.

Se você está com dúvidas sobre a necessidade de otimizar os seus processos de gestão e controle de custos na telefonia, o post abaixo foi feito para você. Confira agora as melhores estratégias para otimizar os gastos com cada fatura telefônica corporativa que seu negócio gera, além da importância desse processo para o sucesso da empresa!

Qual a influência da gestão de telefonia na redução de custos nas empresas?

A economia brasileira passou por uma profunda crise nos últimos anos. Isso tornou a garantia da saúde financeira do negócio algo muito mais complexo: gestores foram obrigados a cortar gastos para evitar cortes de profissionais e manter o fluxo de investimentos ativo.

Nesse cenário, portanto, o corte de gastos virou a palavre-chave para várias empresas. Manter um orçamento bem estruturado, com baixo nível de desperdícios e adequação às demandas virou algo crucial para que a companhia consiga se manter competitiva.

Esse cuidado passa por todas as áreas da empresa. Na telefonia, por exemplo, o controle de gastos é um processo contínuo e que, conforme o negócio cresce, tem o seu nível de complexidade elevado na mesma medida.

Mas, bem estruturada, a gestão de custos telefônicos terá um papel-chave para a empresa. Hoje em dia, os dispositivos de telefonia (móvel e fixa) são ferramentas fundamentais para a companhia, principalmente nos cenários em que a empresa tem uma rotina flexível.

Portanto, garantir que os funcionários tenham pacotes precisamente adequados às suas necessidades é um modo de cortar gastos e, ao mesmo tempo, manter a companhia competitiva.

Será possível evitar que os planos fiquem mal estruturados. Ao mesmo tempo, a empresa assegurará que todos os times possam se conectar com outras áreas, consumidores e parceiros estratégicos diariamente, evitando gargalos operacionais, atrasos e demais fatores que comprometam a capacidade da empresa de realizar negócios.

Como analisar sua fatura telefônica corporativa?

Para otimizar o gasto que a empresa tem com a fatura telefônica corporativa de cada profissional, é importante realizar um processo de análise e gestão de telecom. Ele precisa envolver todos os setores e times, ou seja, deve ser abrangente. Assim, é possível avaliar o que pode ser otimizado ou eliminado para conter gastos e tornar o orçamento mais eficaz.

Veja abaixo oito dicas para otimizar a sua gestão telefônica!

Verifique se todos os serviços são utilizados pelos colaboradores

Em busca de um maior público, empresas de telefonia criaram planos diversificados. Com muitos serviços, eles podem auxiliar a companhia em várias das suas atividades. Porém, uma empresa busca sempre o lucro e, em função disso, é fundamental garantir que os profissionais não tenham uma fatura telefônica corporativa com serviços que vão além da sua necessidade.

Portanto, avalie se todos os serviços contratados foram utilizados ativamente pelos profissionais nos últimos meses. Isso inclui pacotes de minutos em roaming, planos com minutos ilimitados, serviços de backup ou mesmo de caixa postal. Em vários cenários, a necessidade desse tipo de produto pode deixar de existir conforme o perfil da empresa é modificado.

Não há, por exemplo, a necessidade de contratar, em modo contínuo, um plano de minutos para ligações em outros países caso o profissional viaje apenas uma vez por ano. Nessa hora, pode ser mais interessante realizar a contratação de um plano de uma operadora local ou mesmo manter o serviço ativo apenas quando os profissionais forem viajar.

O mesmo vale para pacotes de SMS. Cada vez menos utilizados, os serviços de mensagens de texto ainda são cobrados, especialmente em planos antigos. Portanto, não deixe de verificar se isso ocorre na sua companhia. Se serviços pouco utilizados ou desnecessários forem encontrados, basta entrar em contato com a operadora para renegociar o plano.

Avalie os gastos dos seus concorrentes

Uma das formas de identificar se o negócio está mesmo gastando além do que deveria com as suas contas de telefone é verificar o gasto médio dos concorrentes. Em muitos setores, a telefonia é a principal solução de comunicação. Portanto, os gastos com essa área tendem a ser sempre mais elevados.

Se possível, entre em contato com algum profissional do mesmo setor para verificar o gasto médio que a companhia tem com telefone. Não há, aqui, a necessidade de entrar em grandes detalhes: basta identificar se o negócio realmente está com um custo normal para a sua área de atuação ou os valores estão acima do esperado.

Identifique a variação de cobranças ao longo de um grande período

Empresas têm variações de demanda. Em alguns períodos do ano, o negócio pode demandar mais recursos operacionais para atender às necessidades de clientes e parceiros comerciais. Ao mesmo tempo, por vários meses, a companhia pode enfrentar uma queda nas suas taxas de venda.

No comércio, por exemplo, o aumento da demanda tende a ocorrer no final do ano e nas vésperas de feriados comemorativos. Já para as empresas de turismo, os picos de vendas estão relacionados diretamente com as férias escolares.

Conhecer essas mudanças é importante por permitir que o gestor avalie corretamente como os custos com telefonia se modificam ao longo de um período fiscal. Cruzando dados sobre o histórico de gastos com telefone e a rentabilidade do negócio, ficará mais fácil identificar se o aumento de gastos com uma fatura telefônica corporativa está conectado com o aumento da carga de trabalho do profissional ou é apenas um reflexo de desperdício de recursos.

Portanto, crie um histórico dos gastos da empresa a médio e longo prazo. Mantenha-o constantemente atualizado e com categorias que facilitam a visualização dos setores que mais gastam e o tipo de serviço que mais é utilizado em cada mês. Assim, a identificação de problemas e o planejamento orçamentário serão otimizados ao máximo.

Apure quais são as áreas com o maior índice de cobrança

A criação de um histórico também permite que o negócio identifique quais são as áreas com maiores gastos. Isso é importante, pois, na hora de cortar custos, os setores com as maiores faturas devem receber prioridade pelo gestor.

Diante disso, sempre avalie quais são as áreas com os maiores gastos com telefone. Identifique qual é a origem dos gastos excessivos e se os valores correspondem à necessidade do setor.

Em algumas áreas, como a de vendas e a de compras, por exemplo, é natural que os gastos sejam maiores. Os profissionais desses setores precisam manter um contato contínuo com parceiros comerciais e consumidores.

Portanto, nesses casos, o mais importante será identificar se existem pacotes de serviço em desuso e se há a possibilidade de renegociar os planos existentes. Assim, os gastos são otimizados e a empresa pode garantir que os seus times manterão a capacidade de atingir os seus objetivos de médio e longo prazo.

Tente renegociar o valor do seu plano

Ok, você já levantou os dados sobre quais são os setores que mais gastam, o custo médio das faturas de telefonia corporativa do setor em que o seu negócio atua e os times que mais utilizam serviços telefônicos. O próximo passo é identificar se existe a possibilidade de migrar para um plano com melhor custo-benefício.

Entre em contato com a sua operadora para identificar quais são os planos atuais e se há a possibilidade de migrar para algum que tenha mais benefícios. Avalie, também, a possibilidade de cortar serviços que não sejam ativamente utilizados pelo negócio. Dessa forma, será possível otimizar o valor dos seus planos de telefonia sem necessariamente migrar pra algum concorrente.

Pesquise planos de empresas concorrentes

Em alguns casos, as possibilidades de renegociação com a própria operadora podem não atender às demandas do negócio. Nesse cenário, a melhor estratégia é realizar a pesquisa por companhias concorrentes em busca de planos mais econômicos e com um maior custo-benefício.

Portanto, verifique quais são as empresas de telefonia fixa, móvel e de internet presentes na sua área. Avalie os planos corporativos, ofertas de portabilidade e combos existentes.

Não deixe de negociar o valor com as empresas concorrentes. Em muitos casos, companhias de telefonia realizam descontos ou mesmo pacotes em formato de bônus para quem realiza a portabilidade de um plano corporativo. Portanto, identifique as melhores opções para a sua empresa e planeje uma migração com o menor impacto possível.

Automatize processos

A automação traz vários ganhos para qualquer negócio. Bem aplicada, ela reduz custos, melhora os índices de erros e agiliza rotinas. Além disso, automatizar atividades permite que a companhia seja mais integrada e robusta.

Na gestão de telefonia, a automação de processos também pode ser aplicada. Ela não só traz os mesmos benefícios das outras áreas, mas também permite que a companhia tenha mais foco nos seus processos críticos e gaste menos tempo com a gestão das suas faturas.

Uma das formas de atingir esse objetivo é com o investimento em uma ferramenta de gestão de gastos com telefonia. Ela centraliza o acesso a informações sobre os gastos do negócio, evita erros e torna o controle de custos mais inteligente. Dessa forma, todos os processos ganham qualidade e a empresa evita desperdícios com mais facilidade.

Como agir ao encontrar cobranças indevidas?

A eliminação das cobranças indevidas também é um passo que pode ser utilizado pelo negócio para reduzir o valor de uma fatura telefônica corporativa. Esse tipo de problema, quando recorrente, leva o negócio a desperdiçar recursos e ter dificuldades para atingir os seus objetivos de médio e longo prazo.

Em função disso, a companhia deve manter um processo de análise contínua, sempre buscando identificar se a operadora contratada cometeu erros. Uma vez identificadas, as cobranças podem ser contestadas e o seu valor, ressarcido.

Em geral, existem dois tipos de cobranças indevidas. Um ocorre quando o negócio é cobrado por serviços, produtos e planos que não foram contratados diretamente. Já outro envolve erros na cobrança do plano existente, como valores acima do previsto no contrato ou cobranças duplicadas.

Ambos os casos levam a empresa a arcar com um custo não programado. Justamente por isso, é crucial que o negócio saiba os caminhos corretos para conseguir obter o valor pago devolvido.

As cobranças indevidas devem ser ressarcidas em dobro. Operadoras de serviços de telefonia, em geral, realizam esse processo externando o valor na fatura seguinte como um crédito. Porém, em alguns casos específicos, o valor pode ser ressarcido por meio de outros canais (como um depósito em conta-corrente).

Veja abaixo os passos que devem ser tomados quando algum problema ocorrer com a cobrança de suas faturas telefônicas.

Conferir as faturas anteriores

Problemas de cobranças indevidas podem passar despercebidos caso o negócio tenha várias linhas de telefonia empresarial. Portanto, avaliar cada fatura telefônica corporativa anterior ao problema é fundamental.

Esse é um processo simples e que dá ao gestor uma visão ampla sobre quando o problema começou a ocorrer e o prejuízo que o negócio teve. Portanto, faça uma conferência geral das últimas faturas da linha, calcule os custos e tenha os dados corretos em mãos no momento em que for contestar os valores com a operadora.

Entrar em contato direto com a prestadora de serviços

Esse é o primeiro passo (e, em muitos casos, definitivo) para solucionar problemas com cobranças indevidas. Apesar de muitas vezes ser complexo e lento, buscar a operadora é o único recurso direto que um cliente tem para solucionar problemas de cobranças indevidas.

Portanto, busque o canal mais conveniente e adequado com o seu plano para solicitar a devolução da cobrança indevida. Explique o que ocorreu, a origem do problema e o valor cobrado a mais.

Em algumas situações, a empresa telefônica pode solicitar o pagamento de valores em aberto para realizar a devolução da cobrança indevida. Há também situações em que o pedido é enviado para a análise de algum setor responsável, o que pode retardar o ressarcimento. Em todos os casos, sempre peça o número de protocolo da ligação: ele é o único comprovante de que a empresa tentou solucionar o problema.

Procurar o portal Consumidor.gov.br

Criado e mantido pelo governo federal, o portal Consumidor.gov.br é uma ferramenta de conciliação entre empresas e clientes que pode ser utilizada não só para problemas com telefonia, como também demandas que envolvam bares, prestadores de serviço e comércio eletrônico. Esse é um serviço gratuito e que pode ser utilizado por qualquer pessoa que já tentou solucionar uma demanda diretamente com a sua operadora.

O Consumidor.gov.br é monitorado pela Secretaria Nacional do Consumidor (Senacon), que faz parte do Ministério da Justiça. Além do órgão, há também o apoio de Procons regionais, de Defensorias Públicas, de Ministérios Públicos regionais e, naturalmente, das principais empresas de telefonia e internet do Brasil.

Em geral, as reclamações feitas pelo site são atendidas em até 7 dias. Para agilizar o processo, o ideal é que o usuário já tenha um número de protocolo em mãos. Isso reduz o tempo necessário para verificar as ações que já foram tomadas e, assim, permite que a empresa de telefonia preste um atendimento mais rápido e preciso.

Entrar em contato com a Anatel

Esse é um dos últimos passos que podem ser tomados para solucionar uma cobrança indevida na fatura telefônica corporativa. Com os números de protocolo de atendimento já realizados, basta efetuar um cadastro no site da agência reguladora, informando o problema e o resultado das tentativas de contato anteriores.

Uma vez realizada a reclamação, a empresa de telefonia tem até duas semanas para solucionar o problema. A prestadora de serviços entra em contato com o usuário e, em geral, busca uma solução que esteja alinhada com as expectativas de ambas as partes.

Procurar o Procon

O Procon é o principal órgão de proteção ao consumidor do Brasil. Se todos os passos anteriores não atingirem o resultado esperado, é ele que deve ser acionado pela empresa.

Em posse de todos os dados que possam indicar tentativas de resolução pacífica do problema, assim como uma cópia de cada fatura telefônica corporativa com a cobrança excessiva, vá até a central de atendimento mais próxima protocolar a sua reclamação.

Os profissionais do Procon são preparados para definir a melhor estratégia de ação. Ainda assim, se em 15 dias o problema persistir, medidas judiciais podem ser tomadas pelo negócio.

Qual a importância de uma ferramenta de gestão de telefonia para sua empresa?

A gestão telefônica pode ter um grande impacto no dia a dia do negócio. Apesar de muito negligenciada por organizações, essa etapa dos processos administrativos evita gastos desnecessários, torna a rotina operacional mais eficaz e garante que todos sempre terão as ferramentas necessárias para executar as suas atividades diárias da melhor forma possível.

Quando a tecnologia entra em ação, o gerenciamento de cada fatura tem a sua qualidade potencializada. A empresa terá acesso a mecanismos mais inteligentes para controlar os seus gastos, ampliará o seu nível de produtividade e evitará que problemas passem despercebidos. Assim, o time terá mais tempo para auxiliar consumidores e garantir a competitividade do negócio.

Os sistemas de telecom permitem que o negócio tenha acesso unificado a todos os gastos que envolvem o uso de serviços de telefonia da empresa. Assim, o time terá um fluxo de trabalho mais organizado, ágil e livre de erros. Dos benefícios que essa aplicação traz para a companhia, nós podemos apontar:

  • a possibilidade de identificar com maior precisão o perfil de consumo da empresa e dos seus times internos;
  • a maior agilidade ao revisar os planos telefônicos;
  • o aumento da confiabilidade dos processos de tomada de decisão durante a contratação de serviços de telefonia;
  • o rateio mais justo do valor de cada fatura telefônica corporativa;
  • a possibilidade de realizar auditorias com recursos assertivos e que tornam o processo mais simplificado;
  • o maior controle sobre o inventário de aparelhos telefônicos do negócio.

Ou seja, esse tipo de solução de TI torna a avaliação dos custos que a companhia tem com serviços de rede e telefonia muito mais simples e prática. Toda a empresa poderá identificar demandas não atendidas, desperdícios e problemas de cobrança de um modo mais simples e direto. Assim, a atuação de gestores será mais segura, precisa e confiável.

A telefonia corporativa é um investimento fundamental para qualquer negócio. Os telefones são um dos meios mais populares de comunicação e trabalho e, em função disso, não devem ser negligenciados por qualquer empreendedor.

Isso vale, especialmente, nos cenários em que os dispositivos mobile são vistos como algo além de uma simples ferramenta de comunicação. Graças a novas tecnologias (como a computação na nuvem) e as novas formas de trabalho (como o BYOD – Bring Your Own Device), os aparelhos móveis no ambiente corporativo vão além da troca de mensagens e a realização de chamadas: eles também podem ser utilizados para o acesso a soluções corporativas, a edição e o compartilhamento de documentos e a troca de e-mails importantes.

Portanto, ter uma boa estratégia de gestão telefônica é crucial. A empresa precisa adotar uma estratégia de avaliação contínua de custos, eliminação de desperdícios e otimização dos planos existentes.

Ou seja, os cuidados com a fatura telefônica corporativa fazem parte da rotina diária da empresa. Bem aplicados, a companhia consegue eliminar problemas e ter um uso mais inteligente das suas soluções em telefonia para empresas.

Nesse sentido, a tecnologia pode ter um papel-chave. Ferramentas de gestão permitem que o gestor tenha uma visão ampla sobre os custos, planos e indicadores relacionados ao uso do telefone no ambiente empresarial. Assim, ficará mais fácil garantir que a fatura telefônica corporativa seja sempre aquela com o melhor custo-benefício possível.

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