Rateio de Despesas de Telecom é muito mais do que Dividir as Contas

Gastos com telecomunicações – celulares e telefones fixos da empresa – quando não acompanhados de perto, acarretam prejuízos e desperdícios para a empresa. Isso porque não existe um controle desses custos que podem não ser os maiores da organização, mas que certamente estão entre os mais fáceis de serem reduzidos. Uma das formas de realizar a organização dos custos e aplicar boas práticas TEM (Telecom Expense Management), é o rateio das despesas com telecom.

A divisão correta das despesas – ou o rateio – traz mais visibilidade dos custos da empresa, de forma global, e permite que os gestores tenham conhecimento, acompanhem e gerenciem os custos da sua área. Além disso, este controle individualizado possibilita identificar os motivos quando realizados gastos a mais ou a menos de telefonia. Com esta visão, posteriormente é possível planejar investimentos ou reduções no contrato com Telecom.

Foto: Reprodução

Apesar de todos os benefícios que o rateio de despesas de telecom pode trazer, é comum as empresas depararem-se com desafios como:

  • O gestor da área, diante de tantas atividades do dia a dia, não tem tempo para realizar esse rateio, ainda mais se for de forma manual;
  • Quando a empresa opta por utilizar ferramentas internas como planilhas em Excel ou consultas SQL no Access o problema está na manutenção. Como não estão integradas ao RH ou ao ERP o comum é que logo as informações estão desatualizadas e posteriormente esse controle é deixado de lado.

Mas então o que fazer? Bem, vamos começar com o que – basicamente – é preciso reunir para um rateio de despesas eficiente:

  1. Inventário com: usuários, linha, plano interno, aparelho/equipamento e centro de custos;
  2. Controle de quanto cada usuário gasta dentro e fora da franquia;
  3. Controle de trocas de linhas;
  4. Controle de ligações particulares.

Após esse levantamento é necessário organizar cada usuário (linha e aparelho) dentro do seu centro de custo. Mas e depois, como controlar? Que tal automatizar: a solução Conta Mínima oferece a gestão de todos os recursos de Telecom com apenas alguns cliques. Assim, você identifica erros de faturamento das operadoras, quais usuários são os maiores consumidores, realiza análises das franquias, quais linhas estão sem uso e tudo isso dividido por centro de custo.

Tenha a visão detalhada do seu consumo da telefonia por meio de relatórios ou no próprio sistema. Compare o consumo mensal, trimestral e anual por meio de uma interface simples, amigável e eficiente. Além de reduzir custos, esta automação no rateio das despesas gera mais autonomia para as equipes, visibilidade e produtividade.


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