Confira 5 boas práticas para uso do celular corporativo

O uso do celular corporativo é uma possibilidade contrária às tendências que viabilizam maior autonomia para os colaboradores, como o tão discutido Bring Your Own Device (BYOD).

Nesse sistema do BYOD, em que os profissionais se responsabilizam pelo uso de seus próprios dispositivos no ambiente organizacional, é verificada maior economia de custos, porém, mais vulnerabilidade pela segurança dos dados da empresa.

A necessidade de controle sobre os acessos às informações privilegiadas, a utilização do plano de telefonia e o monitoramento do uso indiscriminado de páginas e redes sociais pessoais, evidenciados pela falta de bom senso dos funcionários, são os motivos que incentivam a adoção de políticas mais formais para o uso de tecnologia no meio organizacional.

Além de adotarem o uso do celular corporativo, as empresas precisam implementar boas práticas para a utilização desse recurso, para que essa falta de comprometimento dos colaboradores não afete os resultados esperados.

Neste post, apresentamos algumas regras para que a empresa atue nesse sentido, a fim de que o uso do celular corporativo não interfira na produtividade organizacional. Confira!

1.Comunique os motivos de adoção dessa estratégia

A grande maioria das empresas opta pelo uso de tecnologia própria para aproveitar oportunidades concedidas, por exemplo, pelas empresas de telefonia que disponibilizam aparelhos gratuitos com a contratação de planos corporativos.

Apesar disso, a economia da implementação dessa estratégia é efetiva quando há a possibilidade de adotar recursos mais abrangentes, como a tecnologia VoIP, que inviabiliza a necessidade de uso do celular corporativo, pois a comunicação se dá pela Internet e é evidenciada em computadores equipados com softwares apropriados e headsets.

O recurso possibilita ligações gratuitas entre ramais e desconto em outras ligações e planos de dados. Além da praticidade, essa opção é interessante, principalmente, para equipes externas e colaboradores em home office, que trabalham a maior parte do tempo fora da empresa.

Todas essas possibilidades e vantagens devem ser comunicadas claramente para os usuários, a fim de que seja criado maior comprometimento pela adoção da estratégia. Também é de suma importância que as regras sejam transmitidas de forma escrita e assinadas logo na contratação de cada colaborador.

Isso aumenta a responsabilidade dos usuários pelos dispositivos utilizados e seus recursos, evita o uso indiscriminado que interfere na produtividade da equipe e, ainda, permite maior controle sobre os gastos com telefonia.

2.Crie regras rígidas para controlar as ligações

Também devem ser estabelecidas regras mais rígidas para monitorar as ligações que não estejam no universo da empresa em contrato assinado juntamente aos documentos de admissão, em que deve constar os valores que poderão ser cobrados pelas chamadas pessoais ou formas de penalidades pelo uso indiscriminado dos recursos corporativos.

O controle efetivo da fatura permite que sejam identificadas as chamadas pessoais. Além disso, para garantir que ele funcione, deve ser implementada uma gestão de acessos aos dispositivos, por meio de senhas individuais. Assim, a empresa não corre o risco de punir pelos excessos os usuários errados.

3.Conscientize toda a equipe sobre o uso indiscriminado de redes sociais

As redes sociais e aplicativos de mensagens, apesar de serem úteis para uma comunicação mais integrada, são grandes vilões em favor da procrastinação no ambiente organizacional, que atrasa entregas de resultados e aumenta o índice de ociosidade das equipes de trabalho.

Por isso, o uso de páginas, como Facebook e Instagram, e aplicativos, como o WhatsApp, deve ser limitado para os intervalos no expediente ou apenas para os profissionais que os utilizam em favor da empresa, como as equipes de marketing.

Isso porque seu uso incorpora estratégias de visibilidade no mercado, mas não deve servir como argumento para justificar um acesso pessoal durante o horário de serviço. Conscientizar constantemente os colaboradores sobre esse limite é dever dos gestores para inibir uma postura que desacorde com as regras preestabelecidas.

4.Garanta uma gestão efetiva dos aspectos de segurança da informação

Outro aspecto que deve ser observado diz respeito à segurança dos dados corporativos. É importante que políticas de acessos, com senhas ou outras formas de autenticação multifatorial, sejam implementadas, principalmente para acesso aos sistemas compartilhados de comunicação.

O acesso ao sistema da empresa pelo celular também deve ser limitado, assim como o uso dos dispositivos fora do âmbito organizacional.

Quando o colaborador sai com o aparelho corporativo, mesmo que não intencionalmente, cria vulnerabilidades para as informações, pois pode manter aberto, por exemplo, o e-mail da empresa e acessar outros conteúdos, como vídeos e músicas infectados.

Dessa forma, mesmo não sendo um fato ocorrido no horário de trabalho, abre-se uma “porta” de entrada para possíveis intrusões, que podem comprometer a integridade dos dados corporativos.

5.Faça todo o controle com respaldo jurídico

Uma vez que as tecnologias devem ser usadas exclusivamente para atividades profissionais, a empresa precisa se resguardar de qualquer processo relacionado à violação de privacidade. Isso porque o monitoramento do uso de telefones e dispositivos móveis deve ser avisado previamente aos funcionários.

Se a empresa não se antecipar, pode ser acusada de violação ao direito de privacidade do empregado, ser enquadrada no crime de interceptação telefônica, previsto no art. 10 da Lei nº. 9.296/96, e estar sujeita à multa e pena de dois a quatro anos de reclusão.

Por isso, é de extrema importância criar um regulamento interno, distribuir um código de conduta a todos no ato de admissão e, ainda, recolher assinaturas em um termo de uso, no qual o colaborador é orientado sobre a utilização correta do dispositivo, bem como sobre a responsabilidade pela integridade dos aparelhos e as proibições impostas pela empresa.

Quando a empresa implementa o uso do celular corporativo, ela tem o direito de monitorar as ligações, verificar o histórico do aparelho, ouvir a gravação das chamadas e todo conteúdo compartilhado, recebido e armazenado.

No entanto, o conteúdo das gravações não pode ser utilizado para outros fins que não seja o de controle de uso dos dispositivos. Já ao funcionário cabe como dever utilizar o aparelho estritamente do modo determinado pela empresa e ter o direito de ser informado previamente sobre o seu monitoramento.

Qualquer forma indevida de uso do celular corporativo deve ser reprimida instantaneamente, para servir de exemplo aos demais colaboradores. O ideal seria não precisar tomar medidas mais drásticas, mas é preciso evitar situações desagradáveis, como abrir um vídeo ou áudio no horário de trabalho, em reuniões e em locais onde o conteúdo possa constranger as pessoas.

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