Como gerir linhas inativas e controlar os gastos com telefonia da sua empresa?

 Redução de custos com telefonia. Essa é a palavra de ordem na sua empresa, ainda mais depois de identificar que está perdendo dinheiro com as linhas inativas.Mas, ao mesmo tempo que é necessário melhorar a gestão da telefonia, está difícil administrar tantas planilhas e dedicar uma equipe para fazer a baixa nos contratos.

Você já parou para calcular quanto sua empresa pode economizar nos gastos com telefonia?

Descubra nesse post como a tecnologia pode ser uma aliada fundamental nesse processo!

#1. Automatize a gestão da telefonia

Você sabe responder sem pensar quantos minutos fala no seu celular pessoal por mês ou mesmo o consumo de dados? Se excede a franquia ou não? Se a resposta é difícil para apenas uma linha, imagine para a sua empresa. Fazer a gestão da telefonia é um processo complexo, que exige o controle de dezenas ou centenas de linhas telefônicas fixas e móveis. Muitas companhias realizam esse controle com a ajuda de planilhas, mas alimentá-las manualmente toma tempo e dependem do fator humano. Em resumo: estão sujeitas a erros.A saída mais inteligente para fugir desse caos em potencial é tornar a tecnologia sua principal parceira. A utilização de uma solução que automatiza toda a gestão e auditoria de faturas de telefonia móvel, fixa e também links de internet é a melhor alternativa.A empresa responsável pela gestão de telecom realiza a interface entre empresas e operadoras de telefonia. O resultado é a transformação dessa relação, com  total controle sobre a gestão de faturas e contratos. A fornecedora é a responsável por resolver todo e qualquer problema com a operadora, assumindo a responsabilidade pelas linhas e pelo funcionamento dos aparelhos.

#2. Encerre imediatamente contas inativas


A entrada, saída e transferência dos colaboradores de uma empresa é constante. Como fica então a questão da telefonia?O caminho mais comum   e natural —  é as linhas fixas continuem ligadas e os aparelhos nas mesas. Já os celulares apenas serem desligados, muitas vezes indo parar em uma gaveta à espera de um novo usuário. Quando são desligados. Comodismo, falta de atenção? As respostas são muitas, mas o fato é que a conta continuará a chegar todos os dias, mesmo sem a utilização.A naturalidade de contratar um novo serviço deveria ser a mesma de desligá-lo.Então não há mais motivo para manter uma linha inativa. A ferramenta de gestão de telecom identifica todos os telefones que não são utilizados atualmente e, caso sua empresa contrate o serviço de outsourcing, a empresa responsável pede o desligamento para a operadora, sendo responsável pelo seu controle e gerenciamento.

#3. Redistribua linhas entre os funcionários


Sua empresa contrata diversos tipos de planos telefônicos, não é mesmo? Então não tem porquê destinar uma linha com consumo ilimitado para um funcionário que praticamente não utiliza o telefone. Ao invés de renegociar as condições plano a plano uma solução mais simples é apenas redistribuir as linhas entre os funcionários.A partir da análise minuciosa do perfil de consumo das linhas cada um deles, terá à disposição um plano que se adequa perfeitamente a sua necessidade. Tudo isso é possível pois a ferramenta é capaz de analisar cada conta telefônica em detalhes, apontando os dados de consumo.

#4. Gerencie o uso de dispositivos mobile


É normal e natural que sua empresa tenha políticas diferentes para cada perfil de usuário.Por exemplo, os diretores têm acesso a aparelhos premium com utilização ilimitada de voz e dados, enquanto gerentes possuem outros celulares e planos limitados. Já os analistas que têm direito à telefonia corporativa recebem dispositivos básicos e têm as ligações pessoais descontadas em folha.Imagine então o trabalho de quem cuida desse processo e precisa garantir acuracidade no controle das informações.A tecnologia veio para simplificar e transformar essa gestão. Todo o controle, feito até então por planilhas, é automatizado. É possível saber qual aparelho está com cada colaborador, gerenciando inclusive sua manutenção e troca.Por meio da gestão eficiente do seu inventário e ao utilizar termos assinados digitalmente (ou da forma tradicional), mantém todas as linhas devidamente parametrizadas com seus centros de custo e colaboradores associados.E como a ferramenta é interligada diretamente com as operadoras, facilita ainda mais o controle individualizado das faturas de telecom. Isso permite o desconto em folha das ligações particulares.A ação de individualizar todos os gastos por colaborador é totalmente transparente. Os colaboradores e gestores têm acesso a todas as informações de gastos e consumo com um clique.

#5. Gastos com telefonia: impeça que a sua empresa perca dinheiro


É complicado economizar em contas telefônicas sem a ajuda de um parceiro especialista. Mas, a partir do momento que você começa a utilizar uma ferramenta de gestão de Telecom que realiza a redução de custos com telefonia, os resultados serão nítidos.Para que então continuar perdendo dinheiro? Empresas de todos os tamanhos não priorizam a gestão telefônica por pensarem que é um investimento desnecessário e que o controle pode ser realizado por um ou mais colaboradores. Mas, controle manual, além de improdutivo, tem grande margem de erro.Ao adotar a gestão inteligente na telefonia de sua empresa, é possível reduzir os custos em faturas telefônicas em até 40% e o melhor: sem prejudicar a qualidade dos serviços prestados. Esse tipo de terceirização consegue identificar erros que interferem de forma negativa na fatura. E, com estes dados, contatar a provedora telefônica e acabar com o gasto desnecessário.

Como gerir linhas inativas

 

Cuidar das contas telefônicas também influencia no processo global de gestão da empresa. Há ganho de eficiência, já que se economiza tempo na hora de enquadrar todas as contas no final do mês, uma vez que todos os cálculos relacionados a esta área já estão resolvidos.

Muito mais que um software, a terceirização oferece a instalação de todos os recursos que constituem uma completa infraestrutura de gestão e manutenção, com operação de serviços de voz e dados.

Assim a sua empresa compreende melhor os gastos com telefonia, identifica oportunidades e reduz custos! Quer saber mais como otimizar a gestão de telefonia? Continue lendo o blog da Conta Mínima!


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