O que fazer em casos de cobranças indevidas em telefonia corporativa?

Toda empresa sabe da importância de evitar o desperdício de recursos. Os gastos não necessários podem comprometer a capacidade da companhia de realizar investimentos ou mesmo de ter um ganho de rentabilidade. Por isso, é importante implementar estratégias para avaliar todos os pontos que possam ser otimizados, o que inclui a detecção de cobranças indevidas em telefonia corporativa.

As cobranças indevidas podem, em muitos casos, passarem despercebidas. Por isso, confira o posto abaixo e saiba como identificar esse tipo de problema e agir de modo estratégico na sua resolução!

O que é uma cobrança indevida?

As cobranças indevidas são todos os custos que não estão em um contrato de serviço contratado pelo negócio. No outsourcing de equipamentos, por exemplo, elas podem se referir a custos com troca de peças ou atualizações de sistema que não foram programadas pelo negócio.

Já as cobranças indevidas em telefonia corporativa muitas vezes estão relacionadas a serviços que não foram contratados diretamente, valores duplicados ou que estão fora do programado. Há ainda os casos em que o plano é modificado sem o consentimento do negócio, em geral para um com uma assinatura mais cara.

Em todos os casos, a empresa terá que arcar com um custo não programado. Nesse caso, é importante que as medidas corretas sejam aplicadas, tanto para detectar o problema quanto para solucioná-lo rapidamente.

O que fazer quando ocorrer um caso de cobranças indevidas em telefonia corporativa?

Para identificar e mitigar cobranças indevidas em telefonia corporativa, a empresa pode adotar uma série de medidas. Confira abaixo uma lista de pontos que podem ser utilizados pelo negócio para garantir que o gestor tenha os meios corretos para evitar custos desnecessários e reduzir ao máximo a sua fatura, sem que isso comprometa a qualidade do serviço prestado!

Conferir as faturas anteriores

Um bom passo para avaliar rapidamente se existem novas cobranças é criar um histórico do valor das faturas. Esse é um processo simples, que permite a conferência rápida de variações, avaliar se existem desperdícios e garantir que nenhum problema ocorra. Além disso, se existir algum problema, fica mais fácil identificar em que momento ele ocorreu e, assim, realizar uma contestação mais precisa.

Contestar o valor pago diretamente com a empresa

Um dos primeiros passos ao identificar a existência de cobranças indevidas em telefonia corporativa é entrar em contato com a operadora. Esse processo pode ser complexo e demorado, porém, é uma das formas básicas de remover cobranças da sua fatura e impedir que elas se perpetuem.

Portanto, busque o canal de contato com a operadora que seja mais conveniente conforme o seu plano e perfil de uso. Explique o que ocorreu, busque uma explicação sobre a origem do erro e solicite um ressarcimento.

Em alguns casos, a empresa pode solicitar que a fatura seja paga antes de devolver os valores. As cobranças indevidas em telefonia corporativa em muitos cenários são ressarcidas diretamente na fatura. Porém, esteja atento: se o valor for pago, a empresa deve realizar a devolução dos valores em dobro.

Procurar o portal Consumidor.gov.br

O portal Consumidor.gov.br foi criado pelo governo federal e tem como principal objetivo ser um serviço gratuito para interlocução direta entre consumidores e empresas. Ele pode ser acionado não só para problemas de cobrança indevida, como também conflitos com bares, comércio eletrônico e demais prestadores de serviço.

O portal é monitorado pela Secretaria Nacional do Consumidor (Senacon), que integra o Ministério da Justiça. Também fazem parte do site diversos órgãos, como os Procons, as Defensorias Públicas, os Ministérios Públicos e as principais operadoras e prestadoras de serviço de telefonia corporativa e internet do país.

O prazo médio para resposta é de 7 dias. Porém, esse canal não deve ser considerado o primeiro meio de contato em caso de cobranças indevidas em telefonia corporativa. Pelo contrário: o ideal é que o uso da plataforma seja feito com um número de protocolo de atendimento já existente, facilitando o trabalho de ambas as partes na resolução de conflitos.

Procurar a Anatel

Tentou entrar em contato com a operadora pelos meios disponíveis e não obteve sucesso? Então o próximo passo é falar diretamente com a Anatel. A agência reguladora oferece um canal em seu site para a realização de reclamações.

Para protocolar uma reclamação, é fundamental já ter entrado em contato diretamente com a operadora. A empresa de telefonia terá até duas semanas para auxiliar na resolução do seu problema e buscar uma solução alinhada com as demandas de ambas as partes.

Procurar o Procon

O Procon é o penúltimo passo a ser tomado caso o negócio tenha dificuldades para ser ressarcido de uma cobrança indevida em telefonia corporativa. Junte todos os seus documentos e comprovantes e vá até a central de atendimento mais próxima do seu negócio. Os profissionais do órgão estão preparados para identificar o melhor meio de ação e, assim, garantir que medidas judiciais não tenham que ser tomadas.

Um bom software de gestão pode auxiliar a sua empresa a evitar essa situação?

A melhor forma de evitar um problema é trabalhar na sua prevenção. Nesse sentido, o investimento em uma solução de gestão de contas telefônicas pode ser uma boa escolha para o negocio.

O apoio de especialistas e um bom sistema de gestão reduz desperdícios, torna a identificação de problemas mais simples e traz mais qualidade para o negócio. O gestor terá uma visão completa sobre os seus gastos e poderá, rapidamente, identificar erros e falhas. Assim, será mais fácil mitigar cobranças indevidas.

A telefonia faz parte de vários processos do negócio. Instrumento de comunicação, os telefones permitem que os profissionais se mantenham conectados aos seus times e aos seus principais consumidores. Dessa forma, o negócio consegue garantir não só a sua produtividade, mas também a possibilidade de criar oportunidades de vendas.

Mas, quanto maior o uso dos telefones como meio de comunicação, maiores as chances de falhas nas faturas ocorrerem. Portanto, é fundamental que a empresa tenha mecanismos para gerenciar as suas contas e evitar que problemas passem despercebidos.

Assim, atuando de modo estratégico para identificar cobranças indevidas em telefonia corporativa, o gestor terá menos desperdícios de recursos. O negócio tomará medidas ativas sempre que problemas ocorrerem, evitando a perpetuação de situações que não deveriam ocorrer.

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