4 sinais de que sua empresa tem gastos desnecessários em telefonia

A comunicação é um dos pontos chave para o sucesso de qualquer empresa. O telefone ainda é o meio mais comum para contactarmos clientes e fecharmos novas parceiras comerciais. Mas como garantir que a telefonia faça parte do negócio e, ao mesmo tempo, diminuir os gastos desnecessários com telefonia?

É sobre isso que falaremos no artigo de hoje. Se você quer conhecer as melhores estratégias e saber um pouco mais sobre a importância de manter os gastos com telefonia dentro do seu orçamento, veja o nosso post!

Qual a importância de uma boa gestão de gastos com telefonia?

A gestão de recursos operacionais é um ponto de grande preocupação para gestores de qualquer companhia. Evitar que desperdícios sejam perpetuados está entre as bases para o sucesso de qualquer estratégia de mercado: se a organização não sabe aproveitar os recursos disponíveis da melhor forma possível, a sua rentabilidade diminui por fatores que não estão diretamente conectados ao tipo de abordagem comercial utilizada.

Diante disso, investir em técnicas para identificar e eliminar gastos desnecessários com telefonia deve ser uma vertente estratégica. A empresa que é capaz de cortar custos nessa área conseguirá se manter eficaz sem que isso comprometa a sua capacidade de realizar negócios. Ou seja, ela poderá se manter conectada aos seus clientes e parceiros comerciais mesmo em momentos de alta demanda.

Que sinais utilizar para avaliar se existem gastos desnecessários com telefonia no meu negócio?

Ao avaliar os gastos com telefonia, existem alguns fatores que podem apontar a necessidade de eliminar custos. Esses indicadores podem garantir ao gestor que existam meios para tornar o orçamento da área mais compacto sem que isso leve a perda de competitividade. Veja quatro deles abaixo!

1. Contratação de planos que não são completamente utilizados

Apesar do baixo número de empresas disputando clientes, o mercado de telefonia corporativa nacional possui uma grande diversidade de planos. Em busca de clientes com vários perfis de consumo, as empresas da área criaram pacotes para todos os gostos para, assim, atingir uma maior faixa de pessoas.

Nesse sentido, um dos maiores erros que a empresa pode fazer na sua gestão de gastos é manter um plano que não seja completamente utilizado. Ao fazer isso, o gestor pagará por recursos que não são necessários para os seus times atingirem os seus objetivos e, com isso, terá mais custos do que deveria.

Considere, por exemplo, um profissional que trabalha localmente. Não há a necessidade para que essa pessoa tenha, atrelada ao seu pacote de serviços corporativos, minutos para a utilização da linha telefônica fora do país. Portanto, esse é um recurso que não deve ser contratado para o colaborador.

Faça uma revisão completa dos planos contratados e o históricos de uso de serviços. Assim,é possível eliminar gastos desnecessários com telefonia sem comprometer a capacidade de trabalho dos seus times.

2. Linhas ativas que não são usadas

Um dos primeiros pontos a verificar quando for eliminar gastos desnecessários com telefonia é a manutenção de linhas ativas que não são mais usadas. Esse caso é comum após a finalização de um contrato de trabalho: se o processo não for executado corretamente, a empresa pode acabar não encerrando a linha que era utilizada pelo ex-colaborador no seu dia a dia.

Portanto, busque por linhas que não estejam mais em uso, ainda que ativas. Encerre todos os contratos e negocie uma redução da multa, caso ela seja aplicável.

Dessa forma, será possível economizar recursos e ainda garantir que o time financeiro tenha um dia a dia mais ágil: com menos contas para pagar, será mais fácil focar em rotinas críticas.

3. Uso exagerado de aparelhos telefônicos

Os aparelhos telefônicos podem ser utilizados para várias rotinas corporativas, mas é importante que a empresa saiba identificar situações que levam ao seu uso excessivo. Dessa forma, o negócio consegue aplicar estratégias operacionais mais eficazes e que permitam a modificação dos pacotes de serviços por aqueles que são mais econômicos.

Avalie, portanto, se existem linhas que sempre estouram os seus pacotes de minutos ou que necessitam de um número de serviços maior do que o esperado. Faça ajustes na rotina dos profissionais para reduzir o uso dos aparelhos e, assim, conseguir diminuir os custos.

Uma das formas de atingir esse objetivo é investindo em tecnologia. Existem aplicativos móveis que podem ser integrados ao ambiente corporativo para trocar ligações por mensagens de texto ou até mesmo por chamadas de vídeo. Assim, o profissional consegue se manter em contato com alguém sem necessitar realizar uma chamada telefônica.

Também não podemos nos esquecer o e-mail. Uma das soluções tecnológicas de comunicação mais antigas, ele pode ser o meio ideal para solucionar assuntos que não dependam de uma conversa em tempo real. Portanto, garanta que o seu uso seja sempre priorizado.

4. Uso de aparelhos para fins não profissionais

Não é raro encontrar casos de mau uso de recursos corporativos. Portanto, avalie se os aparelhos telefônicos estão sendo utilizados apenas para fins comerciais.

Faça uma checagem dos históricos de chamadas, avalie se existem abusos e aplique feedbacks caso seja necessário. Assim, a sua organização pode cortar gastos desnecessários com telefonia sem ter que renegociar os planos existentes.

Como a economia de recursos melhora a minha empresa?

O mercado está competitivo e, com os avanços tecnológicos dos últimos anos, as empresas que não se adaptarem rapidamente às mudanças perderão espaço no mercado. Nesse cenário, é importante diminuir gastos e, com isso, criar novas formas de investimento.

Para eliminar custos, há uma série de alternativas que o negócio consegue adotar. O investimento em TI, por exemplo, traz mais produtividade e qualidade operacional aos processos internos. Já o uso de metodologias de trabalho modernas reduz as chances de erros se tornarem frequentes.

Eliminando os gastos desnecessários com telefonia, a empresa terá mecanismos para criar novas fontes de investimentos e manter a sua rentabilidade. Dessa forma, será mais fácil garantir a sua competitividade a médio e longo prazo, uma vez que não só a companhia terá um fluxo de gastos que garante a sua competitividade contínua, mas também evitará que os seus colaboradores fiquem com problemas para se conectar a clientes e parceiros comerciais.

Gerir gastos com telefones vai muito além do corte de custos. Saiba mais sobre a importância dessa área no nosso blog!

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